做好软硬件的适时更新。
搭载声像档案管理系统的服务器必须安放在防尘、防潮、防磁化且通风条件良好的安全位置，专人监管。由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的文件储存介质硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。异地备份的硬盘还需要求合作单位必须将其存放于安全能够得到很好保障的防磁柜中。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，如若存在兼容问题，必须设法解决，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。对于相对老旧的声像档案信息资源，后期在更新系统信息对原声像档案的内容进行转录等操作时，要尽可能的提高更新质量，降低因更新造成的损失，对重要的声像档案还必须保存“母带”。至于声像档案管理系统本身 办公安全防磁柜，实际使用中只要做到不篡改系统设计参数，不受外插设备可能携带病毒的干扰 保障管理局防磁柜，保证搭载系统的各类硬件不被损坏或不出现兼容问题，一般都能够稳定运行，后期只需在此基础上增加或修改各模块的功能，更新档案预览时所需的支持软件就行。
做好系统使用的权限管理。
由于声像档案管理系统本身的特殊性，对管理者也有特别的要求。一方面要求管理者能够熟练的操作使用本系统，另一方面要求管理者具备很强的档案意识。出于安全考虑 防潮防磁柜，可以考虑设置馆内管理者3-4名，管理者拥有权限，他们掌握系统管理密码 防磁柜，能够对所有声像档案进行查阅、利用、修改、删除，能够独立分配普通权限。馆内一般工作人员可由管理者分配普通权限，他们仅可进行声像档案的查阅和利用。任何查询利用者均应严格遵守档案保密等相关规定，这样不仅能够保证声像档案的统一管理，也能保证声像档案管理系统的安全使用。
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